Deutschlandspezifische Bedingungen

Coverflex Germany GmbH

1. Geltungsbereich, Zweck und Verhältnis zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen

1.1. Zweck und Geltungsbereich

1.1.1. Diese länderspezifischen Bedingungen für Deutschland (die „Deutschland-SB“) legen die spezifischen rechtlichen, regulatorischen und betrieblichen Bestimmungen fest, die für die Erbringung der Dienste in Deutschland gemäß geltendem deutschem Recht und den geltenden regulatorischen Anforderungen gelten.

1.2. Verhältnis zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen

1.2.1. Diese Deutschland-spezifischen Bedingungen ergänzen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und sind Bestandteil des Vertrags. Sie sind in Verbindung mit dem jeweiligen Bestellformular, den AGB und dem Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) zu lesen. Die Kartenbedingungen stellen eine separate Vereinbarung mit dem jeweiligen Zahlungsdienstleister dar und sind nicht Bestandteil des Vertrags.

1.3. Anwendbarkeit und Vertragspartei

1.3.1. Diese Deutschland-SB gelten, wenn im jeweiligen Bestellformular die Coverflex Germany GmbH, eine deutsche Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) mit Sitz in München und Geschäftsadresse in der Lilli-Palmer-Straße 2, 80636 München, Deutschland, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 315573 („Coverflex Germany“), als Coverflex-Vertragspartner angegeben ist.

1.3.2. Für die Zwecke dieser Deutschland-SB beziehen sich Verweise auf „Coverflex“ ausschließlich auf Coverflex Germany, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben.

1.4. Rangfolge

1.4.1. Es gilt die Rangfolge gemäß Klausel 1.3.3 der AGB. Zur Klarstellung: Diese Deutschland-SB haben nur in Bezug auf Angelegenheiten, die hierin ausdrücklich geregelt sind, Vorrang vor den AGB. Die Kartenbedingungen stellen eine gesonderte Vereinbarung dar und regeln ausschließlich die vom Zahlungsdienstleister erbrachten E-Geld- und Zahlungsdienste.

1.4.2. Ungeachtet Klausel 15 der AGB besteht eine unbeschränkte Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Tod oder Körperverletzung, Garantien, Haftung nach dem deutschen Produkthaftungsgesetz sowie für jede Haftung, die gesetzlich nicht beschränkt werden darf. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Coverflex nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht und nur für Schäden, die bei Vertragsabschluss typisch und vernünftigerweise vorhersehbar waren. In allen anderen Fällen einfacher Fahrlässigkeit ist die Haftung ausgeschlossen. Diese Beschränkungen gelten auch für die Vertreter und Erfüllungsgehilfen von Coverflex.

1.5. Sonstige Regelungen

1.5.1. Alle Angelegenheiten, die in diesen Deutschland-SB nicht ausdrücklich geregelt sind, unterliegen den AGB sowie gegebenenfalls dem jeweiligen Bestellformular und dem AVV. Die Kartenausgabe sowie regulierte Zahlungs- und E-Geld-Dienste unterliegen den Kartenbedingungen, und sonstige Dienste von Drittanbietern unterliegen den Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

1.6. Anwendbares Recht, Gerichtsstand

1.6.1. Ist die Coverflex Germany GmbH der Coverflex-Vertragspartner, unterliegen der Vertrag und alle außervertraglichen Verpflichtungen, die sich aus oder im Zusammenhang mit ihm ergeben, dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Kollisionsnormen und des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf.

1.6.2. Soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, sind ausschließlich die Gerichte in München, Deutschland, für alle Streitigkeiten zuständig, die sich aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag ergeben, einschließlich aller Streitigkeiten über dessen Bestehen, Gültigkeit oder Beendigung.

1.7. Keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung

1.7.1. Coverflex erbringt keine Steuerberatung im Sinne des deutschen Steuerberatungsgesetzes (StBerG), keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des deutschen Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) sowie keine Beratung in den Bereichen Rechnungswesen, Lohnabrechnung oder Versicherungsmathematik.

1.7.2. Alle Beschreibungen von gesetzlichen Bestimmungen, Schwellenwerten, Lohnarten und der lohnbuchhalterischen Behandlung in diesen Deutschland-SB, in der Dokumentation oder auf der Plattform dienen dem Zweck der Konfiguration und Verwaltung der Dienste. Sie sind allgemeiner Natur, berücksichtigen nicht die individuellen Umstände des Kunden und stellen keine Beratung oder Gewährleistung hinsichtlich der steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen, arbeitsrechtlichen oder buchhalterischen Behandlung einer Leistung dar.

1.7.3. Der Kunde hat sich von einem qualifizierten Steuerberater, Rechtsanwalt oder einem gleichwertigen Berater beraten zu lassen und bleibt allein verantwortlich für die von ihm angewandte Behandlung.

1.8. Rolle von Coverflex

1.8.1. Coverflex Germany erbringt die Plattformdienste sowie alle sonstigen Dienste, für die es im jeweiligen Bestellformular ausdrücklich als Anbieter genannt ist.

1.8.2. E-Geld- und Zahlungsdienste werden ausschließlich vom jeweiligen Zahlungsdienstleister gemäß den Kartenbedingungen erbracht. Dienste von Drittanbietern sowie Versicherungsmakler- und Vermittlungsdienste unterliegen den Ziffern 7 bzw. 9 der AGB und werden vom jeweiligen Drittanbieter oder einem ordnungsgemäß bevollmächtigten Unternehmen der Coverflex-Gruppe erbracht, das im jeweiligen Bestellformular oder in den entsprechenden Anbieterbedingungen genannt ist.

1.8.3. Sofern im jeweiligen Bestellformular nicht ausdrücklich Coverflex Germany als Vertragspartner oder Anbieter in Bezug auf eine bestimmte Dienstleistung genannt wird, ist Coverflex Germany weder Arbeitgeber eines Nutzers noch Aussteller einer Karte noch Partei, Beauftragter oder Vertreter im Zusammenhang mit einem Vertrag, den der Kunde oder ein Nutzer direkt mit einem Zahlungsdienstleister, Drittanbieter, Versicherer oder einem anderen Dienstleister geschlossen hat.

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2. Begriffsbestimmungen

2.1. Verhältnis zu den Begriffsbestimmungen in den AGB

2.1.1. Sofern hierin nicht ausdrücklich anders definiert, haben die in diesen Deutschland-SB verwendeten Begriffe mit Großbuchstaben die ihnen in den AGB zugewiesene Bedeutung.

2.1.2. Eine Definition in diesen Deutschland-SB gilt nur für in Deutschland erbrachte Dienste und hat Vorrang vor der entsprechenden Definition in den AGB ausschließlich insoweit, als darin ausdrücklich eine deutschlandspezifische Abweichung angegeben ist.

2.2. Länderspezifische Definitionen

• 2.2.1. „Aufmerksamkeit“ bezeichnet ein Sachgeschenk, das der Kunde einem Nutzer im Zusammenhang mit einem anrechnungsfähigen Anlass gemäß den geltenden deutschen Lohnsteuervorschriften (R 19.6 LStR) überreicht.
• 2.2.2. „Benefit-Modul“ bezeichnet ein eigenständiges Funktionsmodul der Plattform, das einen bestimmten Vorteil in Deutschland unterstützt, wie im Bestellformular angegeben und in der Dokumentation beschrieben.
• 2.2.3. „Benefit-Pool“ bezeichnet ein separates Konto oder eine Zuordnungskategorie innerhalb der Plattform, das bzw. die zur Finanzierung eines bestimmten Vorteils dient.
• 2.2.4. „Kartenbedingungen“ bezeichnet die Geschäftsbedingungen des Zahlungsdienstleisters (ZDL), die die Ausgabe und Nutzung von Coverflex-Karten in Deutschland regeln, wie im Bestellformular angegeben oder dem Kunden anderweitig mitgeteilt.
• 2.2.5. „Betriebsrente“ oder „bAV“ bezeichnet eine betriebliche Altersversorgung, die von einem zugelassenen Anbieter gemäß dem deutschen Betriebsrentengesetz („BetrAVG“) und dem anwendbaren Recht bereitgestellt wird.
• 2.2.6. „Coverflex-Karte“ bezeichnet eine physische oder virtuelle Karte, die vom Zahlungsdienstleister gemäß den Kartenbedingungen für berechtigte Nutzer in Deutschland ausgestellt und über die Plattform zur Verfügung gestellt wird.
• 2.2.7. „Coverflex Wallet“ bezeichnet die Gesamtheit der auf der Plattform für den Kunden und seine Nutzer in Deutschland geführten Benefit-Pools, einschließlich der Guthaben, die gemäß den Kartenbedingungen beim oder im Auftrag des ZDL gehalten werden.
• 2.2.8. „Dokumentation“ bezeichnet die von Coverflex dem Kunden zur Verfügung gestellte Produkt- und Konfigurationsdokumentation für die Dienste in Deutschland, die gemäß Klausel 3.2 aktualisiert wird.
• 2.2.9. „Arbeitgeberaufladung“ bezeichnet einen vom Kunden eingezahlten Betrag, der einem Nutzer oder einem Benefit-Pool gemäß der jeweiligen Vorteilskonfiguration zugewiesen wird.
• 2.2.10. „Freigrenze“ bezeichnet eine gesetzliche Freigrenze, bei deren Überschreitung der gesamte betreffende Betrag steuerpflichtig wird, im Unterschied zu einem Freibetrag.
• 2.2.11. „Essenszuschuss“ bezeichnet einen vom Arbeitgeber finanzierten Essenszuschuss, der über die Plattform gemäß den geltenden deutschen Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften konfiguriert wird.
• 2.2.12. „Mindestlohn“ bezeichnet den gesetzlichen Mindestlohn, der gemäß dem deutschen Mindestlohngesetz oder einem geltenden Tarifvertrag gilt, je nachdem, welcher Betrag höher ist.
• 2.2.13. „Lohn- und Gehaltsabrechnungsexport“ bezeichnet einen über die Plattform generierten Bericht oder Datenexport zur Unterstützung der Lohn- und Gehaltsabrechnung des Kunden, einschließlich eines DATEV-konformen oder gleichwertigen Exports, sofern verfügbar.
• 2.2.14. „ZDL“ bezeichnet den Zahlungsdienstleister oder das E-Geld-Institut, der bzw. das Coverflex-Karten ausstellt und die damit verbundenen regulierten Dienste in Deutschland erbringt, wie im Bestellformular oder in den Kartenbedingungen angegeben.
• 2.2.15. „Anrechnungsfähiger Anlass“ bezeichnet einen bestimmten persönlichen Anlass eines einzelnen Nutzers, der gemäß R 19.6 LStR für eine „Aufmerksamkeit“ in Frage kommt, wie in der Plattform konfiguriert und in der Dokumentation beschrieben.
• 2.2.16. „Erstattungsantrag“ bezeichnet einen von einem Nutzer über die Plattform eingereichten Antrag auf Erstattung einer Ausgabe, die unter ein aktiviertes Benefit fällt.
• 2.2.17. „Sachbezug“ bezeichnet eine Sachleistung gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 des deutschen Einkommensteuergesetzes (Einkommensteuergesetz – „EStG“), einschließlich der geltenden Anforderungen für Gutscheine oder Zahlungskarten und der gesetzlichen monatlichen Freigrenze.
• 2.2.18. „Sachzuwendung“ bezeichnet eine Sachleistung, für die der Kunde, sofern gesetzlich möglich, die Pauschalbesteuerung gemäß § 37b EStG wählt.
• 2.2.19. „Gehaltsumwandlung“ bezeichnet eine Vereinbarung zwischen dem Kunden und einem Nutzer, die in einem Nachtrag zum Arbeitsvertrag des Nutzers dokumentiert ist und wonach der künftige, noch nicht verdiente Gehaltsanspruch des Nutzers vorbehaltlich des anwendbaren Rechts und der Arbeitsbedingungen des Nutzers in ein Benefit umgewandelt wird.
• 2.2.20. „Restzugangszeitraum“ bezeichnet in Bezug auf ein Benefit-Modul, für das in der Dokumentation vorgesehen ist, dass einem Nutzer bei der Einzahlung oder Gutschrift ein Betrag zugewiesen wird, den Zeitraum nach dem späteren der beiden Zeitpunkte – dem Ausscheiden des Nutzers oder der Beendigung des Vertrags –, in dem Nutzer ein bestehendes Guthaben weiterhin zur Verfügung steht, wie in der Dokumentation für dieses Benefit-Modul festgelegt, und der sechs Monate beträgt, sofern dort nichts anderes angegeben ist.
• 2.2.21. „Beleg“ bezeichnet eine Rechnung, eine Quittung, einen Vertrag, eine Erklärung oder einen sonstigen Nachweis, der im Zusammenhang mit einem Benefit oder einem Erstattungsantrag über die Plattform eingereicht wird.
• 2.2.22. „Abmeldung eines Nutzers“ bezeichnet die vom Kunden veranlasste Aufhebung des aktiven Status eines Nutzers auf der Plattform nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Verlust der Anspruchsberechtigung oder einer sonstigen Anweisung des Kunden.
• 2.2.23. „Zufluss“ bezeichnet den Zufluss einer Vergütung an einen Nutzer im Sinne der deutschen Lohnsteuer, der den Zeitpunkt bestimmt, zu dem eine Leistung als erhalten gilt.
• 2.2.24. „Zusätzlichkeitsprinzip“ bezeichnet die Anforderung gemäß § 8 Abs. 4 EStG, dass eine Leistung zusätzlich zu dem ansonsten geschuldeten Arbeitsentgelt gewährt werden muss.

2.3. Auslegung

2.3.1. Verweise auf deutsche Rechtsvorschriften umfassen geltende Änderungen, Ersetzungen, Durchführungsbestimmungen, Verwaltungsrichtlinien und Nachfolgeregelungen.

2.3.2. Die in diesen Deutschland-SB genannten gesetzlichen Schwellenwerte, Beträge und Grenzen beziehen sich auf die für den jeweiligen Steuer- oder Abrechnungszeitraum geltenden Beträge. Es handelt sich dabei nicht um festgelegte Vertragsbeträge, und sie können sich ohne Änderung dieser Deutschland-SB ändern.

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3. Plattformkontrollen und Konfiguration

3.1. Von Coverflex angewandte Kontrollen

3.1.1. Coverflex kann für jedes aktivierte Benefit-Modul die in der Dokumentation beschriebenen Kontrollen auf Programmebene sowie die leistungsspezifischen Kontrollen anwenden. Art und Zeitpunkt dieser Kontrollen können je nach Modul variieren und gemäß dem Vertrag und dem anwendbaren Recht aktualisiert werden. Solche Kontrollen stellen lediglich administrative Sicherheitsvorkehrungen dar und garantieren keine bestimmte rechtliche, steuerliche, arbeitsrechtliche oder sozialversicherungsrechtliche Behandlung.

3.1.2. Diese Kontrollen werden zum Zeitpunkt der Genehmigung, der Auszahlung oder der Leistungsprüfung angewendet, wie in der Dokumentation für die jeweilige Kontrolle angegeben.

3.1.3. Diese Klausel begründet keine Verpflichtung zum unterbrechungsfreien Betrieb. Verfügbarkeit, Servicelevels und Rechtsbehelfe bei Nichterfüllung richten sich nach den AGB.

3.2. Änderungskontrolle

3.2.1. Coverflex kann die Dokumentation und die Konfiguration der Kontrollen von Zeit zu Zeit aktualisieren, unter anderem um Änderungen des anwendbaren Rechts, behördlicher Leitlinien, Anforderungen von Zahlungsdienstleistern (ZDL), Kartensystemen oder Drittanbietern sowie der Produktfunktionalität, der Sicherheit oder der Betrugsrisiken Rechnung zu tragen.

3.2.2. Coverflex wird, soweit dies vernünftigerweise praktikabel ist, jede Änderung, die sich wesentlich und nachteilig auf ein aktiviertes Benefit-Modul auswirkt, im Voraus in angemessener Weise ankündigen. Eine vorherige Ankündigung ist nicht erforderlich, wenn die Änderung durch geltendes Recht, eine zuständige Behörde, den Zahlungsdienstleister (ZDL), ein Kartensystem oder einen Drittanbieter vorgeschrieben ist oder zur Bewältigung eines Sicherheits- oder Betrugsrisikos vernünftigerweise erforderlich ist. In solchen Fällen wird Coverflex den Kunden so bald wie vernünftigerweise praktikabel benachrichtigen.

3.3. Zweck und Grenzen der Kontrollen

3.3.1. Die in Klausel 3.1 genannten Kontrollen dienen der Unterstützung der Programm- und Lohnabrechnung. Sie stellen keine Feststellung, Bescheinigung oder Garantie hinsichtlich einer rechtlichen, steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Behandlung dar und übertragen keine steuer-, sozialversicherungs- oder arbeitsrechtlichen Verpflichtungen des Kunden auf Coverflex.

3.3.2. Der Kunde erkennt an, dass eine in der konfigurierten Form funktionierende Kontrolle dennoch zu einem Ergebnis führen kann, das nicht mit den eigenen Richtlinien des Kunden, seinen Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen oder den einem Nutzer außerhalb der Plattform gewährten Beträgen vereinbar ist, und dass der Kunde gemäß Klausel 10 für solche Angelegenheiten weiterhin verantwortlich bleibt.

3.4. Konfiguration durch den Kunden

3.4.1. Der Kunde ist für die von ihm in der Plattform getroffenen Konfigurationsentscheidungen verantwortlich, einschließlich der berechtigten Nutzer und Nutzergruppen, der Beträge, der Häufigkeit, der Nachweisanforderungen, der Richtlinienobergrenzen und der Genehmigungsregeln, sowie für die Übereinstimmung dieser Entscheidungen mit Klausel 10.

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4. Aufstockung und Wallet-Abwicklung

4.1. Einzahlung von Guthaben

4.1.1. Sofern ein Dienst eine Vorfinanzierung erfordert, überweist der Kunde ausreichende Mittel auf das dafür vorgesehene Konto oder die dafür angegebene IBAN. Die Mittel stehen erst nach ihrem tatsächlichen Eingang und der Abstimmung zur Verfügung.

4.1.2. Alle kartenbasierten, vom Arbeitgeber finanzierten Benefits werden auf Prepaid-Basis abgewickelt. Coverflex ist nicht verpflichtet, Mittel vorzuschießen, Kredite zu gewähren oder Transaktionen oder Ansprüche zu bearbeiten, wenn das entsprechende verfügbare Guthaben nicht ausreicht.

4.1.3. Die Ausgabe, das Halten und die Sicherung von E-Geld sowie die Ausführung von Zahlungsvorgängen unterliegen ausschließlich den Kartenbedingungen und werden vom Zahlungsdienstleister (ZDL) bereitgestellt.

4.2. Aufladungsmodelle

4.2.1. Je nach Benefit-Modul kann die Einzahlung bestehen aus:

• 4.2.1.1. einer spezifischen Arbeitgeberaufladung, d. h. einem vom Kunden festgelegten festen Betrag, der in jedem Zeitraum aufgeladen wird;
• 4.2.1.2. einer Arbeitgeber-Aufstockung aus einem Pool, d. h. einem vom Kunden im Voraus festgelegten Budget, aus dem ein Nutzer durch Einreichen eines Erstattungsantrags in einer berechtigten Kategorie Mittel in Anspruch nimmt;
• 4.2.1.3. einer Gehaltsumwandlungszahlung, sofern dies für das jeweilige Benefit-Modul zulässig ist; oder
• 4.2.1.4. einer direkten Zahlung des Kunden an einen Drittanbieter außerhalb der Coverflex-Wallet.

4.2.2. In der Dokumentation sind das oder die für jedes Benefit-Modul verfügbaren Finanzierungsmodelle festgelegt.

4.2.3. Wird ein Benefit-Modul in der Dokumentation als dem Zusätzlichkeitsprinzip unterliegend ausgewiesen oder als ein Modul, bei dem eine Gehaltsumwandlungsregelung andernfalls die geltende Steuererleichterung vollständig aufheben würde, stellt die Plattform die Gehaltsumwandlungsregelung nicht als Konfigurationsoption für dieses Benefit-Modul zur Verfügung.

4.2.4. Wenn in der Dokumentation ein Benefit-Modul aufgeführt ist, für das sowohl eine Arbeitgeberzulage als auch eine Gehaltsumwandlungsregelung verfügbar sind, können die beiden Finanzierungsmodelle unterschiedliche steuerliche Behandlungen, unterschiedliche Arbeitgeberkosten und unterschiedliche Meldungen an die Lohnbuchhaltung nach sich ziehen, wie in der Dokumentation für dieses Benefit-Modul beschrieben. Der Kunde ist für die Auswahl des Finanzierungsmodells und für die von ihm angewandte Behandlung verantwortlich.

4.3. Gehaltsumwandlung, Mindestlohn und fehlende Gehaltsdaten

4.3.1. Wird die Gehaltsumwandlung genutzt, ist der Kunde dafür verantwortlich, mit dem betreffenden Nutzer eine schriftliche Gehaltsumwandlungsvereinbarung zum Nachtrag des Arbeitsvertrags abzuschließen und diese aufzubewahren.

4.3.2. Der Kunde erkennt an, dass Coverflex weder das Bruttogehalt noch die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten eines Nutzers speichert, erhält oder verarbeitet und dementsprechend keine Überprüfung durchführt, ob eine Gehaltsumwandlung dem Mindestlohn, einem geltenden Tarifvertrag oder den Anforderungen der Sozialversicherung entspricht.

4.3.3. Wenn ein Drittanbieter zum Zeitpunkt der Bestellung eine Selbsterklärung oder eine gleichwertige Prüfung durchführt, handelt es sich dabei um eine von diesem Anbieter auf der Grundlage der vom Nutzer bereitgestellten Informationen durchgeführte Verfahrenskontrolle. Es handelt sich nicht um eine Überprüfung anhand von Gehaltsdaten, und die Verantwortung für die Einhaltung des Mindestlohns oder der Tarifverträge geht weder auf Coverflex noch auf diesen Anbieter über.

4.3.4. Der Kunde bleibt allein dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass jede Gehaltsumwandlungsvereinbarung dem Mindestlohn, den geltenden Tarifverträgen, den Mindestkündigungs- und Dokumentationspflichten sowie dem Sozialversicherungsrecht entspricht.

4.4. Eigentumsverhältnisse und Zuweisung von Mitteln

4.4.1. Für die Zwecke der Plattformbuchhaltung unterhält die Plattform separate Benefit-Pools nach Kunde, Nutzer und Leistung. Beträge, die einem Benefit-Pools zugewiesen wurden, dürfen nicht für eine andere Leistung verwendet werden, es sei denn, dies wird durch die geltende Konfiguration ausdrücklich unterstützt.

4.4.2. Beträge werden entsprechend der geltenden Konfiguration als dem Kunden zuzurechnend oder einem Nutzer zugewiesen erfasst. Diese Plattformaufzeichnungen bestimmen für sich genommen nicht das rechtliche Eigentum, die steuerliche Behandlung oder die lohnbuchhalterische Behandlung dieser Beträge.

4.4.3. Alle rechtlichen, steuerlichen, lohnbuchhalterischen oder sozialversicherungsrechtlichen Konsequenzen, die sich aus der Einzahlung, Zuweisung, Verwendung, Stornierung, dem Verfall oder der Rückgabe eines Betrags ergeben, sind gemäß geltendem Recht und den Umständen des Kunden zu bestimmen. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, sich angemessen beraten zu lassen und die korrekte Behandlung anzuwenden.

4.4.4. Bestimmte Benefits, darunter betriebliche Altersvorsorge und Leasingvereinbarungen, erfordern unter Umständen eine direkte Zahlung des Kunden an den jeweiligen Drittanbieter und werden nicht über das Coverflex-Wallet abgewickelt.

4.4.5. Wenn in der Dokumentation ein Benefit-Modul als solches ausgewiesen ist, bei dem einem Nutzer bei der Einzahlung ein Betrag zugewiesen wird, ist der Nutzer berechtigt, diesen Betrag ab dem Datum der Zuweisung gemäß der geltenden Konfiguration in Anspruch zu nehmen, und der Kunde darf ihn nicht widerrufen oder zurückfordern, es sei denn, die Beschäftigungsbedingungen des Nutzers und das anwendbare Recht lassen dies zu.

4.5. Rückerstattung nicht genutzter Guthaben bei Beendigung

4.5.1. Nach Beendigung des Vertrags werden alle dem Kunden zustehenden nicht in Anspruch genommenen Beträge gemäß den Kartenbedingungen und den geltenden Vereinbarungen mit Drittanbietern behandelt, nachdem ausstehende Transaktionen, Rückerstattungen, Stornierungen, Rückbuchungen, Gebühren und sonstige fällige Beträge beglichen wurden.

4.5.2. Coverflex leistet im Zusammenhang mit diesem Vorgang angemessene administrative Unterstützung, ist jedoch nicht verpflichtet, Beträge, die von einem Zahlungsdienstleister (ZDL) oder Drittanbieter einbehalten werden, vorzuschießen oder zurückzuzahlen.

4.5.3. Beträge, die bereits ausgegeben, an einen Drittanbieter überwiesen, unwiderruflich zugewiesen oder anderweitig durch eine separate Anbietervereinbarung geregelt wurden, sind von Coverflex nicht erstattungsfähig.

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5. Kartenprogramm

5.1. Die Coverflex-Karte und der Zahlungsdienstleister

5.1.1. Die Coverflex-Karte und die damit verbundenen E-Geld- und Zahlungsdienste werden ausschließlich vom Zahlungsdienstleister gemäß den Kartenbedingungen bereitgestellt.

5.1.2. Coverflex stellt lediglich die Plattform und die damit verbundene technische Integration bereit und gibt keine Karten aus, hält oder verwahrt kein E-Geld und führt keine Zahlungsvorgänge durch.

5.1.3. Der Kunde und jeder betreffende Nutzer müssen die geltenden Kartenbedingungen akzeptieren und einhalten, bevor eine Karte oder ein damit verbundener Zahlungsdienst zur Verfügung gestellt werden kann. Kartenausgabe, Zahlungsabwicklung, Verwahrung, nicht autorisierte Transaktionen, Beschwerden, Sicherheit, Ersatz, Sperrung und Einlösung unterliegen den Kartenbedingungen.

5.2. Kontrollen auf Programmebene

5.2.1. Coverflex und/oder der Zahlungsdienstleister (ZDL) können die in der Dokumentation oder den Kartenbedingungen beschriebenen Transaktions- und Akzeptanzkontrollen anwenden, um die geltende Programmkonfiguration und die gesetzlichen Anforderungen zu unterstützen. Zu diesen Kontrollen können Einschränkungen nach Transaktionsart, Händlerkategorie, geografischem Gebiet, Betrag oder Häufigkeit gehören.

5.2.2. Die Kontrollen können gemäß Klausel 3.2 aktualisiert werden und stellen lediglich administrative Sicherheitsvorkehrungen dar. Sie legen weder die rechtliche, steuerliche, lohn- noch sozialversicherungsrechtliche Behandlung einer Transaktion oder eines Benefits fest noch garantieren sie diese.

5.3. Benefit-Pools und Transaktionsweiterleitung

5.3.1. Sind mehrere Benefit-Pools verfügbar, wird eine Kartentransaktion gemäß den in der Dokumentation beschriebenen Zulassungs- und Prioritätsregeln weitergeleitet.

5.3.2. Eine Transaktion, die die für einen verfügbaren Benefit-Pool geltenden Regeln nicht erfüllt, kann an einen anderen berechtigten Benefit-Pool weitergeleitet oder abgelehnt werden, sofern kein berechtigter Benefit-Pool verfügbar ist.

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6. Benefit-Module

6.1. Sachbezug

6.1.1. Sofern aktiviert, unterstützt das Benefit-Modul „Sachbezug“ Sachbezüge gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG, vorbehaltlich § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG und der in der Dokumentation beschriebenen Konfiguration.

6.1.2. Der Kunde ist allein verantwortlich für die Einhaltung des Zusätzlichkeitsprinzips, die Überwachung der monatlichen Gesamtfreigrenze – einschließlich aller außerhalb der Plattform gewährten Benefits – sowie für die korrekte steuerliche, lohnbuchhalterische und sozialversicherungsrechtliche Behandlung.

6.1.3. Coverflex kann administrative Finanzierungs-, Akzeptanz- und Transaktionskontrollen durchführen. Solche Kontrollen bestimmen oder garantieren nicht die Berechtigung für eine bestimmte steuerliche Behandlung.

6.1.4. Ein etwaiger Vortrag, Verfall oder die fortgesetzte Verfügbarkeit eines nicht genutzten Guthabens richtet sich nach der Dokumentation und den Kartenbedingungen und bestimmt für sich genommen nicht, wann der Zufluss eintritt.

6.1.5. Nicht in Anspruch genommene Beträge können gemäß der Dokumentation über mehrere Zeiträume hinweg verfügbar bleiben.

6.2. Sachzuwendungen (§ 37b EStG)

6.2.1. Sofern aktiviert, unterstützt das Benefit-Modul „Sachzuwendungen“ SachBenefits, für die der Kunde – sofern gesetzlich zulässig – die Pauschalbesteuerung gemäß § 37b EStG wählen kann.

6.2.2. Sozialversicherungserklärung. Coverflex erhält keine Gehaltsdaten der Nutzer und kann nicht feststellen, ob die Vergütung eines Nutzers eine Beitragsbemessungsgrenze überschreitet. Sofern der Gehaltsabrechnungsexport Sozialversicherungsbeträge für dieses Benefit-Modul enthält, werden diese auf der Grundlage einer vom Kunden für jeden Nutzer vorgelegten Erklärung berechnet, aus der hervorgeht, ob die Vergütung dieses Nutzers die Beitragsbemessungsgrenze für die gesetzliche Renten- und Arbeitslosenversicherung überschreitet. Diese Erklärung gilt für alle Beitragszweige, und der Kunde erkennt an, dass die daraus resultierenden Zahlen nur Richtwerte sind, wenn die Situation eines Nutzers zwischen verschiedenen Obergrenzen liegt. Der Kunde hat die Erklärung bei der Erfassung vorzulegen, sie vor der ersten Abrechnungsperiode jedes Kalenderjahres erneut zu bestätigen und Coverflex unverzüglich über jede Änderung im Laufe des Jahres zu informieren. Liegt für einen Nutzer keine aktuelle Erklärung vor, behandelt die Plattform diesen Nutzer so, als liege er unterhalb der Obergrenze. Der Kunde gewährleistet, dass jede Erklärung korrekt und auf dem neuesten Stand ist, und bleibt für Sozialversicherungsbeiträge gemäß § 28e SGB IV haftbar. Coverflex haftet nicht für Folgen, die sich aus einer unrichtigen oder veralteten Erklärung ergeben.

6.2.3. Der Kunde ist allein verantwortlich für den Umfang, die konsequente Anwendung und die Dauer seiner Wahl für das jeweilige Wirtschaftsjahr, die Überwachung der innerhalb und außerhalb der Plattform gewährten Benefits, die Einhaltung der geltenden Schwellenwerte sowie die Abrechnung aller Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

6.2.4. Coverflex kann auf der Grundlage der vom Kunden bereitgestellten Informationen administrative Nachverfolgungen, Kontrollen und Lohnabrechnungs-Exporte bereitstellen. Diese Funktionen dienen lediglich der Orientierung und bestimmen weder die Anspruchsberechtigung noch die Einhaltung der Vorschriften.

6.2.5. Sofern dies ausdrücklich im Bestellformular vorgesehen und vom Kunden konfiguriert ist, kann Coverflex die gemäß § 37b Abs. 3 Satz 3 EStG erforderliche Mitteilung im Namen und auf Anweisung des Kunden an den jeweiligen Nutzer übermitteln. Der Kunde bleibt für den Inhalt und die Richtigkeit der Mitteilung sowie für die Erfüllung der gesetzlichen Mitteilungspflicht verantwortlich.

6.3. Aufmerksamkeiten

6.3.1. Das Benefit-Modul „Aufmerksamkeiten“ unterstützt Sachgeschenke im Zusammenhang mit einem berechtigten Anlass. Es gilt eine Freigrenze pro Anlass. Dieses Benefit-Modul wird ausschließlich durch Arbeitgeberzuschüsse finanziert.

6.3.2. Das Benefit-Modul darf nicht für Gehaltsumwandlung, wiederkehrende Vergütungen, Leistungsanerkennungen, allgemeine Feiertage oder kollektive Anlässe verwendet werden, die nicht spezifisch für den jeweiligen Nutzer sind.

6.3.3. Der Kunde hat den Anlass und die Berechtigung des Nutzers zu bestätigen und entsprechende Nachweise aufzubewahren. Wird ein Anlass automatisch aus Daten abgeleitet, die vom Kunden oder dessen HRIS bereitgestellt werden, bleibt der Kunde für die Richtigkeit dieser Daten verantwortlich.

6.3.4. Zeitpunkt. Die Gutschrift muss zeitgleich mit dem Anlass erfolgen. Die Plattform legt ein Gutschriftsfenster rund um das Ereignisdatum fest. Eine Gutschrift außerhalb dieses Fensters erfordert eine ausdrückliche Übersteuerung durch den Kunden, die im Prüfpfad protokolliert wird; der Kunde trägt die steuerlichen Konsequenzen einer solchen Übersteuerung.

6.3.5. Die steuerliche, lohnbuchhalterische und Zuflussbehandlung einer Aufmerksamkeit hängt vom verwendeten Instrument und der Art und Weise ab, in der sie zur Verfügung gestellt wird. Der Kunde ist für die Festlegung und Anwendung der korrekten Behandlung verantwortlich. Nicht genutzte Beträge sind gemäß der geltenden Konfiguration und den Kartenbedingungen zu behandeln.

6.4. Essenszuschuss

6.4.1. Das Modul „Essenszuschuss“ unterstützt vom Arbeitgeber finanzierte Essenszuschüsse vorbehaltlich des geltenden Rechts und der in der Dokumentation beschriebenen Konfiguration.

6.4.2. Der Kunde ist dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der Essenszuschuss für Lohnsteuer-, Abrechnungs- und Sozialversicherungszwecke korrekt behandelt wird.

6.4.3. Coverflex kann administrative Kontrollen hinsichtlich Finanzierung, Transaktionen und Anspruchsberechtigung durchführen und Belege anfordern. Solche Kontrollen bestimmen weder die Anspruchsberechtigung noch garantieren sie eine bestimmte steuerliche Behandlung.

6.4.4. Die Einzahlung, Nutzung, Übertragung und der Verfall eines etwaigen Essenszuschussguthabens richten sich nach der Dokumentation und den Kartenbedingungen. Die fortbestehende Verfügbarkeit eines Guthabens bestimmt für sich genommen nicht dessen steuerliche oder lohnbuchhalterische Behandlung.

6.4.5. Für jeden Nutzer darf der Kunde in einem Kalendermonat nicht mehr als die in der Dokumentation festgelegte maximale Anzahl an Essenszuschuss-Slots und nicht mehr als den Höchstwert pro Slot aufladen, wobei es sich um den geltenden Sachbezugswert für eine Hauptmahlzeit zuzüglich des maximal zulässigen steuerfreien Arbeitgeberzuschusses handelt, jeweils in der für den betreffenden Zeitraum geltenden Fassung. Die Plattform blockiert Aufladungen, die diese Grenzen überschreiten.

6.4.6. Die Slot-Begrenzung dient der administrativen Vereinfachung, da dadurch keine Überprüfung einzelner Arbeitstage erforderlich ist. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, nicht mehr Plätze zu finanzieren, als der Nutzer im jeweiligen Monat Arbeitstage hat; dies gilt auch für Teilzeitnutzer, Nutzer, die im Laufe des Monats neu hinzukommen oder ausscheiden, sowie für Nutzer, die einen ganzen Monat lang abwesend sind.

6.4.7. In der Dokumentation wird dieses Benefit-Modul als ein Modul ausgewiesen, bei dem einem Nutzer bei der Einzahlung ein Betrag zugewiesen wird. Die in Klausel 6.4.5 genannten Obergrenzen werden zum Zeitpunkt der Einzahlung angewendet und gelten nicht als Transaktionsgrenzen bei der Autorisierung.

6.4.8. Der Kunde hat die Verpflegungszulage regelmäßig monatlich aufzuladen und darf den Anspruch für mehr als einen Kalendermonat nicht in einem einzigen Aufladevorgang zusammenfassen (Zusammenballung). Die Plattform ist so konfiguriert, dass sie monatliche Aufladungen unterstützt und Auflademuster kennzeichnet, die nicht mit dieser Klausel 6.4.8 vereinbar sind; der Kunde bleibt jedoch für die Einhaltung verantwortlich.

6.4.9. Die Karte ist zum Zeitpunkt der Autorisierung auf berechtigte Händlerkategorien für Lebensmittel und Getränke beschränkt, vorbehaltlich der Sperren auf Programmebene gemäß Klausel 5.2 und etwaiger konfigurierter geografischer Einschränkungen. Eine Barauszahlungsfunktion ist nicht verfügbar, und für Kartenzahlungen ist kein Kassenbon erforderlich.

6.4.10. Zulässige Einkäufe in Lebensmittelgeschäften und Supermärkten sind nicht über die Karte zu bezahlen und werden nach Einreichung eines Erstattungsantrags durch Freigabe aus dem Leistungsfonds abgerechnet. Vor der Freigabe ist das Hochladen eines Kaufbelegs erforderlich, damit die Plattform die Zulässigkeit des Kaufs überprüfen kann.

6.4.11. Ein nicht genutztes Guthaben aus der Verpflegungszulage wird auf die folgenden Monate übertragen und kann in einem späteren Zeitraum ausgegeben werden.

6.4.12. Der Lohn- und Gehaltsexport für die Verpflegungszulage basiert auf dem Auszahlungsdatum und nicht auf dem Ausgabedatum und meldet pro Nutzer und Monat die Anzahl der finanzierten Essenszuschuss-Slot, den Sachbezugswert pro Essenszuschuss-Slot, den gesamten obligatorischen Sachbezugswert (steuerpflichtige Sachbezugswertkomponente), die Pauschalsteuer gemäß § 40 Abs. 1 EStG sowie den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss. Der Kunde ist für die Erklärung und Abführung der pauschalen Lohnsteuer sowie etwaiger damit verbundener Zuschläge sowie für die Zuordnung der exportierten Werte zu den richtigen Lohnarten in seinem Lohnabrechnungssystem verantwortlich.

6.4.13. Coverflex führt und stellt dem Kunden (a) ein Finanzierungsprotokoll, (b) ein Kartentransaktionsprotokoll und (c) ein Erstattungsprotokoll einschließlich Belegabbildungen und Berechtigungsergebnissen zur Verfügung, jeweils wie in der Dokumentation beschrieben und vorbehaltlich des AVV. Ein bei Beendigung des Nutzerverhältnisses verbleibendes Guthaben für VerpflegungsBenefits wird gemäß Klausel 9.2 behandelt.

6.5. Betriebliche Fitness

6.5.1. Das Modul „Corporate Fitness“ ermöglicht den Zugang zu FitnessdienstBenefits, die von einem unabhängigen Drittanbieter bereitgestellt werden. Die entsprechende Abonnement- oder Zugangsvereinbarung wird direkt zwischen dem Kunden bzw. dem Nutzer und dem Drittanbieter geschlossen und unterliegt Klausel 7 der AGB sowie den Bedingungen des Anbieters.

6.5.2. Jedes Abonnement, jeder Beitrag oder jedes Guthaben, das über das Modul „Betriebliche Fitness“ zur Verfügung gestellt wird, unterliegt der eigenen Steuer-, Lohn- und Sozialversicherungsabrechnung des Kunden. Der Kunde ist dafür verantwortlich, festzustellen, ob und in welchem Umfang ein individueller steuerpflichtiger Vorteil entsteht, und diesen entsprechend zu erfassen.

6.5.3. Wenn der Kunde das Fitnessnetzwerk über Coverflex abonniert, unterliegt der Zugang zum zugrunde liegenden Netzwerk weiterhin den Nutzungsbedingungen des Anbieters, und Coverflex übernimmt keine Gewähr für die Zusammensetzung oder die fortwährende Verfügbarkeit des Netzwerks. Wenn der Kunde eine separate direkte Vereinbarung mit dem Anbieter unterhält, beschränkt sich die Rolle von Coverflex auf die ausdrücklich beauftragte Integration oder Gutschriftsfunktion.

6.6. Deutschlandticket

6.6.1. Das Benefit-Modul „Deutschlandticket“ ermöglicht ein Abonnement für den öffentlichen Nahverkehr über einen integrierten Anbieter.

6.6.2. Wird das Deutschlandticket durch einen Arbeitgeberzuschuss finanziert, der zusätzlich zum ansonsten geschuldeten Gehalt gewährt wird, kann der Kunde es gemäß § 3 Nr. 15 EStG als steuerfrei behandeln; der steuerfreie Betrag mindert die abzugsfähige Entfernungspauschale des Nutzers und wird entsprechend ausgewiesen. Wird es durch Gehaltsumwandlung finanziert, findet § 3 Nr. 15 EStG keine Anwendung, und der Kunde kann gemäß § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 EStG eine Pauschalbesteuerung von 25 % anwenden; in diesem Fall ergibt sich keine Minderung der Entfernungspauschale des Nutzers. Beide Verfahren sind sozialversicherungsfrei. Der Kunde ist für die Festlegung und Anwendung der steuerlichen Behandlung verantwortlich, und der Lohn- und Gehaltsabrechnungsexport spiegelt das für jeden Nutzer konfigurierte Finanzierungsmodell wider.

6.6.3. Ermäßigtes Job-Ticket. Wählt der Kunde eine Variante des ermäßigten Job-Tickets, gilt die Ermäßigung nur so lange, wie der Kunde aus eigenen Mitteln mindestens den vom Verkehrsunternehmen geforderten Mindestanteil des Bruttoticketpreises beisteuert, gemessen am nicht ermäßigten Bruttopreis, unabhängig von etwaigen Gehaltsumwandlungszahlungen. Der Kunde hat diesen Beitrag aufrechtzuerhalten. Versäumt der Kunde dies, kann der Rabatt entzogen werden, und der Kunde hat Coverflex alle daraus resultierenden Gebühren zu erstatten, die vom Verkehrsunternehmen erhoben werden.

6.6.4. Der Beförderungsvertrag, die Fahrkartenausstellung, die Gültigkeit, die Stornierung und die Beförderungsdienstleistungen unterliegen den Bedingungen des jeweiligen Verkehrs- oder Fahrkartenanbieters. Coverflex ist nicht der Verkehrsbetreiber und nicht Vertragspartei des Beförderungsvertrags.

6.7. Mitarbeiterrabatte

6.7.1. Das Benefit-Modul „Mitarbeiterrabatte“ ermöglicht den Zugang zu Angeboten, die direkt von unabhängigen Drittanbietern bereitgestellt werden.

6.7.2. Jeder Kauf oder jede andere Transaktion wird direkt zwischen dem Nutzer und dem jeweiligen Drittanbieter abgeschlossen und unterliegt Klausel 7 der AGB sowie den Geschäftsbedingungen des Anbieters. Die Verfügbarkeit und die Geschäftsbedingungen einzelner Angebote können sich von Zeit zu Zeit ändern.

6.8. Internet-Zuschuss

6.8.1. Das Benefit-Modul „Internet-Zuschuss“ unterstützt die Erstattung berechtigter Kosten für den privaten Internetanschluss in zwei Tranchen, wie in der Dokumentation beschrieben: eine erste Tranche, die gemäß R 3.50(2) LStR als steuerfreie Aufwandsentschädigung behandelt wird, und eine weitere Tranche, für die der Kunde gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG die pauschale Lohnsteuer wählen kann. Dieses Benefit-Modul wird ausschließlich durch Arbeitgeberzuschüsse finanziert.

6.8.2. Ein Nutzer ist verpflichtet, Belege einzureichen, die die Plattform anhand der konfigurierten Regeln prüft, unter anderem darauf, dass die Rechnung auf den Namen des Nutzers ausgestellt ist und von einem Internetanbieter für Privathaushalte stammt.

6.8.3. Der Kunde trifft und wendet die Wahl der pauschalen Lohnsteuer für die zweite Tranche an.

6.9. Weiterbildung

6.9.1. Das Benefit-Modul „Weiterbildung“ unterstützt berufsbezogene Fortbildungen gemäß § 3 Nr. 19 EStG oder einer anderen anwendbaren Rechtsgrundlage. Es gibt keine gesetzliche Obergrenze. Dieses Benefit-Modul wird ausschließlich durch Arbeitgeberzuschüsse finanziert.

6.9.2. Für jeden Antrag sind die Kursrechnung und der Nachweis der Genehmigung durch den Kunden erforderlich. Die Plattform kennzeichnet jeden Antrag, bei dem der Genehmigungsnachweis nicht vor dem Kursbeginn datiert ist; ein solcher Antrag kann nur durch eine ausdrückliche außer Kraftsetzung durch den Kunden genehmigt werden, die im Prüfpfad protokolliert wird.

6.10. KITA / Kinderbetreuungszuschuss

6.10.1. Das KITA-Benefit-Modul unterstützt die vom Kunden finanzierte Kinderbetreuung für berechtigte Kinder gemäß § 3 Nr. 33 EStG. Dieses Benefit-Modul wird ausschließlich durch Arbeitgeberzuschüsse finanziert.

6.10.2. Ein Antrag erfordert Belege, die eine anspruchsberechtigte Kinderbetreuung eines noch nicht schulpflichtigen Kindes sowie den entsprechenden Zeitraum nachweisen. Die Plattform klassifiziert die Einrichtungstypen anhand der konfigurierten Regeln.

6.11. Heimbüroausstattung

6.11.1. Das Benefit-Modul „Heimbüroausstattung“ unterstützt die Bereitstellung oder Erstattung von Ausrüstung gemäß der in der Dokumentation beschriebenen Konfiguration.

6.11.2. Beantragt der Kunde eine Behandlung gemäß § 3 Nr. 45 EStG, hat er sicherzustellen, dass die betreffende Datenverarbeitungsausrüstung oder Software im Eigentum des Arbeitgebers verbleibt und gemäß dieser Bestimmung zur Nutzung bereitgestellt wird.

6.11.3. Bleibt die Ausrüstung als Betriebsvermögen im Eigentum des Kunden, muss der Kunde ein Verzeichnis führen, in dem der Gegenstand, die Rechnungsnummer, der Nutzer und das Ausstellungsdatum erfasst werden.

6.11.4. Jede von der Plattform angewandte Wertgrenze pro Gerät ist eine in der Dokumentation beschriebene programmatische Steuerung und stellt keine gesetzliche Obergrenze dar.

6.11.5. Jede Erstattung, Eigentumsübertragung oder Bereitstellung anderer Geräte unterliegt einer gesonderten steuerlichen, lohn- und sozialversicherungsrechtlichen Bewertung durch den Kunden. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, das Eigentumsverhältnis zu dokumentieren und die Rückgabe, Umvergabe, den Verkauf oder sonstige Verwertung der Geräte nach dem Ausscheiden eines Nutzers zu veranlassen.

6.11.6. Bei Ausscheiden eines Nutzers hat der Kunde die Rückgabe der Geräte, deren Weitergabe oder den Verkauf an den Nutzer zum marktdüblichen Wert oder eine andere rechtmäßige Abwicklung zu veranlassen.

6.12. Fahrradleasing und IT-Leasing

6.12.1. Die Benefit-Module „Fahrradleasing“ und „IT-Leasing“ erleichtern den Zugang zu unabhängigen Drittanbietern. Der Kunde und/oder der Nutzer schließen die entsprechenden Leasing-, Nutzungs-, Versicherungs- und Gehaltsumwandlungsvereinbarungen direkt mit dem Drittanbieter und/oder untereinander ab.

6.12.2. Diese Benefit-Module werden, wie in der Dokumentation festgelegt, durch Gehaltsumwandlung finanziert. Der Kunde muss möglicherweise separate „Know-Your-Business“-Prüfungen, Bonitätsprüfungen oder Überprüfungen der Zeichnungsberechtigung beim Drittanbieter durchführen.

6.12.3. Es gilt Klausel 7 der AGB. Coverflex stellt lediglich die im Bestellformular ausdrücklich genannten Plattformfunktionen bereit und ist weder Vertragspartei noch haftbar für die entsprechenden Leasing-, Nutzungs-, Gehaltsumwandlungs-, Versicherungs- oder Kaufvereinbarungen.

6.12.4. Der Kunde bleibt für die Verträge mit den Anbietern, die Arbeitsunterlagen, die Gehaltsumwandlungsvereinbarungen sowie die Einhaltung der geltenden arbeits-, steuer-, sozialversicherungs-, versicherungs- und straßenverkehrsrechtlichen Vorschriften verantwortlich.

6.12.5. Handelt es sich bei einem Leasingfahrzeug nicht um ein Fahrrad oder ein auf 25 km/h begrenztes Pedelec, kann eine Zulassung, ein Versicherungskennzeichen, ein Fahrerführerschein oder eine gleichwertige Berechtigung nach deutschem Straßenverkehrsrecht erforderlich sein. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die erforderlichen Voraussetzungen zu ermitteln und zu beschaffen.

6.12.6. Eigentumsverhältnisse, Versicherung, Wartung, Schäden, Kündigung, Rückgabe und ein etwaiger vorzeitiger Kauf unterliegen den Bedingungen des Anbieters. Die Verpflichtungen des Kunden gegenüber dem Anbieter enden nicht mit dem Ausscheiden des Nutzers oder der Kündigung des Vertrags und können fortbestehen, was eine Umwidmung, einen vorzeitigen Kauf oder die fortgesetzte Zahlung erforderlich machen kann. Coverflex wird dem Kunden verbleibende Verpflichtungen anzeigen, sofern der Anbieter diese Daten bereitstellt.

6.13. Betriebliche Altersvorsorge / bAV

6.13.1. Das Modul „Betriebliche Altersvorsorge“ ermöglicht den Zugang zu einem betrieblichen Altersvorsorgeprodukt, das von einem unabhängigen Renten- oder Versicherungsanbieter bereitgestellt wird.

6.13.2. Das Altersvorsorgeprodukt, etwaige regulierte Beratung oder Vermittlung sowie die Altersvorsorgevereinbarung unterliegen den Unterlagen des Anbieters und gegebenenfalls einem separaten Maklermandat. Etwaige Versicherungsmakler- und VermittlungsdienstBenefits werden ausschließlich von der im Bestellformular genannten, ordnungsgemäß zugelassenen Stelle und gemäß Klausel 9 der AGB erbracht.

6.13.3. Der Kunde bleibt für seine Verpflichtungen gemäß dem BetrAVG verantwortlich, einschließlich der Altersvorsorgeverpflichtung, der korrekten Zahlung der Beiträge und etwaiger anfallender Arbeitgeberbeiträge, der Gehaltsumwandlungsvereinbarung sowie der Bereitstellung der erforderlichen Informationen an die Nutzer.

6.13.4. Leistet ein Nutzer Beiträge im Rahmen einer Gehaltsumwandlung, hat der Kunde den gemäß § 1a Abs. 1a BetrAVG vorgeschriebenen gesetzlichen Arbeitgeberbeitrag zu zahlen, sofern Arbeitgeber-Sozialversicherungsersparnisse entstehen. Die Plattform wendet dies als konfigurierten Mindestbetrag an, und der Kunde bleibt für die Ermittlung und Zahlung des korrekten Betrags verantwortlich.

6.13.5. Das Ausscheiden eines Nutzers oder die Kündigung des Vertrags führt für sich genommen nicht zur Beendigung oder Änderung einer Altersvorsorgevereinbarung; diese unterliegt weiterhin dem anwendbaren Recht und den einschlägigen Unterlagen des Anbieters.

6.13.6. Der Kunde hat zeitnah und korrekt Informationen bereitzustellen, die sich auf die Beiträge auswirken, einschließlich relevanter Abwesenheiten und Stichtage für die Gehaltsabrechnung. Die Kündigung des Vertrags oder das Ausscheiden eines Nutzers führt für sich genommen nicht zur Beendigung unverfallbarer Rentenansprüche oder der separaten Altersvorsorgevereinbarung.

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7. Erstattungsanträge und Rechnungsprüfung

7.1. Rechnungsprüfungsdienst

7.1.1. Sofern der Kunde den Rechnungsprüfungsdienst abonniert, gilt Klausel 16 der AGB.

7.1.2. Etwaige deutschlandspezifische Validierungskriterien sind schriftlich zu vereinbaren und im jeweiligen Bestellformular oder in der Dokumentation anzugeben.

7.1.3. Keine Bestimmung dieser Deutschland-SB ändert die in Klausel 16 der AGB festgelegte Haftungsverteilung, die Definition eines vollständigen Erstattungsantrags, die Entschädigungsschwelle oder die Haftungsbeschränkungen.

7.2. Verantwortlichkeiten des Kunden

7.2.1. Der Kunde legt die erstattungsfähigen Ausgaben, Benutzergruppen, Limits, Genehmigungsregeln und Nachweisanforderungen fest und trägt die letztendliche Verantwortung für die Genehmigung von Anträgen sowie für die Festlegung der rechtlichen, steuerlichen, lohn- und gehaltsbezogenen sowie buchhalterischen Behandlung.

7.2.2. Die von Coverflex durchgeführten Prüfungen sind rein administrativer Natur, erfolgen anhand der vom Kunden konfigurierten Parameter und stellen keine Zertifizierung, Echtheitsprüfung oder Beratung im Sinne von Klausel 1.7 dar.

7.2.3. Jede vom Kunden festgelegte Deckungsgrenze ist schriftlich zu dokumentieren und einheitlich auf vergleichbare Nutzergruppen anzuwenden.

7.3. Reservierung und Abrechnung

7.3.1. Die Plattform reserviert den entsprechenden Betrag, solange ein Antrag anhängig ist, und zieht ihn ab oder gibt ihn frei, wenn der Antrag genehmigt, abgelehnt oder storniert wird.

7.3.2. Eine Rückerstattung ist nicht fällig, wenn der Anspruch die festgelegten Anforderungen nicht erfüllt. Sofern das jeweilige Benefit-Modul vorsieht, dass der Kunde den Betrag zum Zeitpunkt der Inanspruchnahme vorstrecken muss, ist keine Rückerstattung fällig, es sei denn, der Kunde hat ausreichende Mittel bereitgestellt.

7.4. Haftung

7.4.1. Die Haftung im Zusammenhang mit diesen DienstBenefits richtet sich nach den AGB. Coverflex übernimmt keine Gewähr dafür, dass ein Beleg oder ein Erstattungsantrag von einer Steuer-, Prüfungs- oder Aufsichtsbehörde akzeptiert wird.

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8. Dokumentenspeicherung und Lohnabrechnung

8.1. Dokumentenarchivierung

8.1.1. Belegunterlagen werden gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“) ausschließlich zu Zwecken der Leistungserbringung und als Nachweis über die Plattform gespeichert und bereitgestellt. Diese Speicherung stellt kein zertifiziertes oder gesetzlich vorgeschriebenes Archiv dar. Diese Speicherung wird nicht als GoBD-konform dargestellt.

8.1.2. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, alle geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und erforderliche zusätzliche Kopien zu exportieren oder aufzubewahren.

8.2. Lohn- und Gehaltsabrechnungen

8.2.1. Sofern im Bestellformular angegeben, kann Coverflex anhand von Informationen, die vom Kunden, von Nutzern, Drittanbietern und aus Plattformaufzeichnungen bereitgestellt werden, unterstützte Lohn- und Gehaltsabrechnungsausgaben oder -integrationen erstellen.

8.2.2. Alle Lohnartencodes, Zuordnungen oder Berechnungen dienen lediglich als Anhaltspunkte. Der Kunde und sein Lohnbuchhaltungsdienstleister oder Steuerberater bleiben für die Überprüfung und Verwendung der Ausgabedaten sowie für alle Meldungen, Korrekturen, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.

8.2.3. Coverflex erbringt keine DienstBenefits zur Einreichung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder zur Abführung von Steuern, sofern dies nicht ausdrücklich im Bestellformular vereinbart wurde. Nach rechtzeitiger Meldung eines Coverflex zuzuschreibenden technischen Fehlers unternimmt Coverflex wirtschaftlich angemessene Anstrengungen, um den betreffenden Plattformdatensatz zu korrigieren oder die betroffene Ausgabe neu zu generieren, sofern dies technisch machbar ist. Coverflex haftet nicht für unrichtige, unvollständige oder verspätete Quelldaten, die vom Kunden, einem Nutzer oder einem Drittanbieter bereitgestellt werden. Der Kunde bleibt der Steuerschuldner für die Lohnsteuer und für die Sozialversicherungsbeiträge.

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9. Abmeldung von Nutzern und Salden

9.1. Abmeldung von Nutzern

9.1.1. Der Kunde hat das Nutzer-Offboarding unverzüglich einzuleiten, wenn ein Nutzer aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, seine Berechtigung verliert oder keinen Zugriff mehr auf die Dienste haben soll. Coverflex kann sich auf das vom Kunden angegebene Datum des Inkrafttretens und die vom Kunden erteilten Anweisungen verlassen.

9.1.2. Ab dem Zeitpunkt des Nutzer-Offboardings erfolgen keine neuen Zuweisungen mehr, es sei denn, es handelt sich um die Begleichung einer bestehenden Verpflichtung.

9.2. Verbleibende Zugangsdauer und Behandlung von Restguthaben nach dem Nutzer-Offboarding

9.2.1. Ein Betrag, der nach dem Nutzer-Offboarding dem Kunden weiterhin zuzurechnen ist, steht dem betreffenden Nutzer nicht mehr zur Verfügung und wird gemäß den Ziffern 4.5 und 9.3 behandelt, sofern in der Dokumentation für ein Benefit-Modul nichts anderes vorgesehen ist.

9.2.2. Ein Betrag, der einem Nutzer im Rahmen eines Benefit-Moduls zugewiesen wurde, für das die Dokumentation vorsieht, dass der Betrag bei Einzahlung zugewiesen wird, steht diesem Nutzer für den Restzugangszeitraum weiterhin zur Verfügung, vorbehaltlich der Kartenbedingungen und der geltenden Benefit-Konfiguration.

9.2.3. Coverflex trägt die Plattform-, Karten- und Systemkosten für die Aufrechterhaltung des Zugangs des Nutzers während des gesamten Restzugangszeitraums. Als Gegenleistung dafür, dass Coverflex diese Kosten trägt, verbleibt jeder bei Ablauf des Restzugangszeitraums verbleibende Betrag bei Coverflex und wird dem Kunden nicht erstattet. Der Kunde hat jeden Nutzer vor oder zum Zeitpunkt des Nutzer-Offboardings über den Restzugangszeitraum und deren Ablauf zu informieren.

9.2.4. Ein zum Zeitpunkt der Aufladung oder Einzahlung für Lohn- und Gehaltsabrechnungszwecke anerkanntes Benefit wird durch das Ausscheiden des Nutzers oder durch den Ablauf des Restzugangszeitraums nicht rückgängig gemacht, und bereits gezahlte Pauschalsteuern sind nicht erstattungsfähig.

9.2.5. Die fortgesetzte Verfügbarkeit der Karte während der Restzugangsfrist unterliegt weiterhin den Kartenbedingungen und kann vom Zahlungsdienstleister ausgesetzt, eingeschränkt oder beendet werden.

9.3. Schwebende Verfahren und Vereinbarungen mit Dritten

9.3.1. Anhängige Kartentransaktionen, Rückerstattungen, Stornierungen und Rückbuchungen unterliegen weiterhin den Kartenbedingungen. Erstattungsanträge werden je nach Status und den Anweisungen des Kunden bearbeitet, abgelehnt oder storniert.

9.3.2. Vereinbarungen über Gehaltsumwandlung, Altersvorsorge, Transport und Leasing werden nicht allein durch das Ausscheiden des Nutzers oder durch die Kündigung des Vertrags beendet und können fortbestehen oder erfordern eine gesonderte Kündigung, Neuzuweisung, Rückgabe, Abfindung oder Abrechnung gemäß den geltenden Arbeits- und Anbietervereinbarungen. Der Kunde bleibt für diese Verpflichtungen verantwortlich und dafür, Coverflex und dem jeweiligen Anbieter rechtzeitig Anweisungen zu erteilen.

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10. Einhaltung von Vorschriften und Gewährleistung durch den Kunden

10.1. Benefit-Richtlinie und Anspruchsberechtigung

10.1.1. Der Kunde ist für seine Benefit-Richtlinie, die Anspruchsberechtigung der Nutzer, die Definition von Nutzergruppen anhand objektiver Kriterien sowie die einheitliche Anwendung dieser Kriterien verantwortlich.

10.1.2. Der Kunde hat sicherzustellen, dass seine Benefit-Richtlinie und seine Anspruchsvoraussetzungen mit dem geltenden Recht, einschließlich der geltenden Grundsätze der Gleichbehandlung, im Einklang stehen. Der Kunde hat die objektiven Gründe für jede Differenzierung zwischen vergleichbaren Nutzergruppen zu dokumentieren und alle unter seinen Umständen erforderlichen arbeitsrechtlichen, tarifvertraglichen oder betriebsratsrechtlichen Vereinbarungen zu treffen bzw. aufrechtzuerhalten.

10.2. Mitbestimmung und kollektive Vereinbarungen

10.2.1. Vor der Aktivierung oder wesentlichen Änderung der Dienste hat der Kunde alle geltenden Anforderungen hinsichtlich Arbeitnehmervertretung und Mitbestimmung zu ermitteln und einzuhalten, einschließlich, soweit relevant, § 87 Abs. 1 Nr. 6 und 10 BetrVG, und die erforderliche Zustimmung des Betriebsrats einzuholen.

10.2.2. Der Kunde hat etwaige Einschränkungen zu prüfen, die sich aus Tarifverträgen, Vorschriften für den öffentlichen Dienst, Mitarbeiterkategorien oder seinen eigenen Beschäftigungsvereinbarungen ergeben.

10.3. Klassifizierung und Beträge außerhalb der Plattform

10.3.1. Der Kunde ist für die rechtliche, steuerliche, lohnbuchhalterische, buchhalterische und sozialversicherungsrechtliche Einstufung aller Benefits verantwortlich, einschließlich Beträgen oder Sachverhalten, die außerhalb der Plattform entstehen.

10.3.2. Plattform-Obergrenzen, Warnmeldungen, Weiterleitungen, Dokumentenprüfungen und Sperren dienen ausschließlich der administrativen Kontrolle und übertragen die rechtliche oder steuerliche Verantwortung des Kunden nicht auf Coverflex.

10.4. Informationen und Aufzeichnungen

10.4.1. Der Kunde gewährleistet, dass die von ihm bereitgestellten Informationen – einschließlich der Daten, die er von seinem HRIS, seinem Lohnabrechnungsdienstleister und Drittanbietern erhält, sowie der Sozialversicherungserklärung gemäß Klausel 6.2.2 – korrekt, vollständig und auf dem neuesten Stand sind.

10.4.2. Der Kunde hat alle erforderlichen Arbeitsverträge, Erklärungen, Genehmigungen, Steuerwahlentscheidungen und Belege aufzubewahren.

10.5. Datenschutz

10.5.1. Die von Coverflex im Auftrag des Kunden durchgeführte Datenverarbeitung unterliegt dem Auftragsverarbeitungsvertrag („AVV“), gemäß dem die jeweiligen Datenschutzrollen der Vertragsparteien gelten. Der Zahlungsdienstleister (ZDL) und etwaige Drittanbieter können als unabhängige Verantwortliche gemäß ihren eigenen Bedingungen und Datenschutzerklärungen handeln. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, die rechtmäßige Grundlage für die unter seiner Kontrolle stehende Datenverarbeitung zu ermitteln sowie alle im Zusammenhang mit dieser Verarbeitung erforderlichen Informationen, Konsultationen oder Genehmigungen des Betriebsrats sicherzustellen.

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11. Kündigung und Zusammenarbeit

11.1. Wirkung der Kündigung

11.1.1. Die Kündigung und ihre Wirkungen richten sich nach Klausel 14 der AGB, dem AVV und, in Bezug auf E-Geld- und Zahlungsdienste, den Kartenbedingungen. Nicht genutzte Beträge werden gemäß den Ziffern 4.5 und 9 behandelt.

11.1.2. Bevor der Zugang zur Plattform endet, muss der Kunde alle Aufzeichnungen, zu deren Aufbewahrung er verpflichtet ist, innerhalb eines von Coverflex in angemessener Weise eingeräumten Zeitraums exportieren.

11.2. Kooperation

11.2.1. Der Kunde hat auf angemessene Anfragen von Coverflex, dem Zahlungsdienstleister (ZDL) oder einem anderen relevanten Anbieter in Bezug auf Onboarding, Compliance, Audits, Betrugsbekämpfung, Sanktionen, Steuernachweise oder aufsichtsrechtliche Anforderungen mitzuwirken.

11.2.2. Vorbehaltlich des AVV, des anwendbaren Rechts, einer angemessenen Vorankündigung und der Erstattung der angemessenen Kosten von Coverflex stellt Coverflex die in seinem Besitz und unter seiner Kontrolle befindlichen Aufzeichnungen zur Verfügung, die der Kunde vernünftigerweise benötigt, um auf eine Anfrage einer zuständigen Behörde im Zusammenhang mit den Diensten zu reagieren, soweit dies gesetzlich zulässig ist.